¿Cómo reducir los costes de tu startup?

Uno de los problemas más habituales de las startups es el descontrol de los gastos que se produce en el momento de la creación del negocio. La emoción de empezar una nueva empresa, no nos permite ser realistas en cuanto a lo que realmente necesitamos y lo que es prescindible.

El fracaso de la mayor parte de startups durante los cinco primeros años de vida, se debe, en gran medida a la falta de planificación que supone tener gastos innecesarios que se pueden evitar o reducir.

Gastos más habituales de una startup

Una startup que comienza su actividad tiene una serie de gastos que suelen ser los siguientes:

• Investigación de mercado. Conocer a los competidores y al mercado en el que vas a trabajar es fundamental para que tu empresa tenga éxito, para ello tendrás que hacer una investigación de mercado y ver si existe una oportunidad para tu producto o servicio.
• Alquiler de local u oficina y sumistros. Es habitual que los emprendedores decidan alquilar un local, oficina o espacio de coworking. Este es un gasto fijo que se debe pagar todos los meses. Además, tendrás que pagar los suministros como el agua o la electricidad.
• Servicios de profesionales. Es probable que necesites contratar a una asesoría o una gestoría que elabore la contabilidad de la empresa y prepare las declaraciones de impuestos.
• Creación de una sociedad. Si decides crear una sociedad en cuyo caso deberás considerar los gastos de constitución (notaría, registro mercantil, impuestos etc.).
• Seguros y licencias. Puede que necesites contratar seguros de responsabilidad civil profesional o un seguro para el local que alquiles y que tengas que tramitar una licencia de actividad para tu local. Son gastos que sumarán a tu lista.
• Materiales y equipos. Seguramente necesitarás ordenadores, impresoras, teléfonos, material de oficina etc.
• Publicidad. Puede que haya que invertir en publicidad, por ejemplo, en Google Ads o en redes sociales como Facebook. Con técnicas de growth hacking podrás lograr elevar de forma considerable tus ingresos con una inversión reducida, por ejemplo.
• Contratación de empleados. Si necesitas formar un equipo tendrás que contratar empleados con distintas cualidades y experiencias. Esto supone gastos de salarios y de cotización en la Seguridad Social.
• Gastos financieros. Es importante que tu empresa tenga una cuenta bancaria propia, por lo que tendrás que abrir una y, por otro lado, si has solicitado financiación a un banco para montar tu empresa, tendrás que considerar los gastos que ello supone (intereses etc.).

En cualquier caso, los que hemos descrito son los gastos más habituales pero pueden ser diferentes en función del tipo de negocio que se quiera crear: una e-commerce, una empresa tecnológica, un bar, una tienda de ropa… las posibilidades son infinitas y los gastos pueden variar mucho.

¿Cómo reducir los gastos?

Ya tienes claros los gastos que podrías tener al montar un negocio, por lo que es importante que conozcas las formas que existen de reducirlos:

• Aprovecha subvenciones a la contratación. Si debes contratar personal puedes aprovechar las subvenciones a la contratación de determinados colectivos que te permitirán ahorrar.
• Contrata a freelances. Algunas tareas de tu startup las podrás delegar en trabajadores freelances que te ayudarán con su expertise pero que contratarás cuando los necesites.
• Comienza sin crear una sociedad. Si vas a trabajar tú solo inicialmente, puedes comenzar tu emprendimiento sin crear una sociedad. Más adelante, cuando la empresa crezca y genere ingresos podrás plantearte crear una sociedad mercantil.
• Trabaja desde casa y no alquilar local (o alquilar un espacio de coworking). Pagar una renta de un local u oficina mensualmente puede resultar muy gravoso. Para evitarlo, puedes trabajar desde casa o buscar opciones más baratas como el alquiler de un espacio de trabajo compartido o un coworking.
• Ajusta los seguros al valor real de lo asegurado. En ocasiones contratamos seguros que valoran lo asegurado (por ejemplo, el contenido de local, que pueden ser los materiales de oficina, ordenadores etc.), por encima de su valor real. Comprueba el valor real de lo que tienes en el local y ajusta el seguro para reducir la prima que pagues anualmente.
• No asumas gastos no previstos. Si haces una previsión de gastos mensuales y anuales podrás saber en qué te gastas cada euro y podrás controlar mejor los aspectos financieros de tu empresa. Evita gastos no previstos y que sean innecesarios Sé realista con lo que necesitas y con lo que no, puede que el último modelo de ordenador no sea fundamental para tu negocio.
• Ten cuidado con los gastos fijos. Si hay algo que debes evitar siempre para que la liquidez de tu empresa no se vea afectada, son los gastos fijos. Habrá algunos que sean necesarios pero otros los podrás reducir o eliminar.

¿En qué gastar en cada etapa de la startup?

En cada etapa de tu startup tendrás que enfocarte en gastar en determinadas cosas, veamos cada situación con detalle:

• Etapa cero: es la etapa de testeo y de elaboración de un plan de negocio. La empresa está comenzando y tendrás que invertir en elaborar un producto mínimo viable para saber si interesa en el mercado, hacer una investigación de mercado y conseguir los primeros clientes.
• Etapa de crecimiento: en esta etapa te deberás centrar en los gastos para obtener financiación, fidelizar a los clientes que hayas obtenido y en captar nuevos clientes, así como en desarrollar producto mínimo viable para que se convierta en el producto o servicio final que quieres vender.
• Etapa de profesionalización: en esta etapa llega el momento de automatizar tareas (como las derivadas de las estrategias de marketing, algunas tareas relacionadas con la contabilidad etc.) y de invertir en dar un mejor servicio al cliente.

Pero no olvides que de nada sirve controlar los gastos si no aprendes a gestionar bien tus ingresos logrando cobrar a tiempo y conociendo quién te debe dinero y cuánto para hacer seguimiento.

En definitiva, no se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer todo lo que te propongas gastando menos para que tu empresa pueda crecer y evolucionar y cobrando los trabajos que realizas en tiempo y forma.

Alejandro Betancourt

Cómo hacer un correcto control de stock en una e-commerce

¿Quieres evitar tener productos obsoletos o caducados en tu stock, o que se produzca una rotura de stock en tu e-commerce? Son problemas habituales que se pueden evitar con medidas sencillas. En este post te contamos cómo hacer un correcto control y dar un mejor servicio a tus clientes.

¿En qué consiste el control de stock de una e-commerce?

El control de stock supone el uso de una serie de medidas que van a servir para saber en todo momento qué productos tienes en stock, qué cantidades, en qué estado se encuentran y cuándo caducan (en su caso).

El control de stock supone conocer varios aspectos:

• Productos disponibles.
• Número de productos.
• Fecha de adquisición.
• Localización concreta en el almacén.

Conocer todo lo anterior, te permitirá alcanzar un buen equilibrio entre lo que vendes y lo que compras.

 

¿Por qué es importante hacer un correcto control de stock?

En el momento en que comienzas a gestionar de forma correcta tu stock, puedes beneficiarte de ventajas como las siguientes:

• Ahorro de costes porque se reducirá el gasto por el uso del almacén y por el personal que lo gestiona. El dinero que ahorres lo podrás destinar a otras medidas como a promocionar productos obsoletos o a punto de caducar.
• Optimización del espacio, de manera que todo esté en su lugar, sea localizable y no falte ni sobre espacio. 
• Aumento de las ventas ya que si tienes tus productos controlados estarán siempre disponibles para el caso de que alguien realice una venta. 
• Incremento de la satisfacción del cliente, porque lograrás darle lo que necesita, cuando lo necesita puesto que el servicio que prestes será mejor. 
• Simplificación de las tareas administrativas. Aunque el control de stock supone un esfuerzo diario, evita problemas en el futuro que implican tiempo y más acciones a realizar. 
• Evitar pérdidas y robos. Controlar lo que tienes en stock te ayuda a detectar lo que falta y a evitar que se pierdan cosas o que se produzcan robos sin que te des cuenta. 

Pasos a seguir para hacer un control de stock

Empezar a realizar un control de stock, es fundamental para lograr las ventajas que hemos descrito en el anterior apartado. Los pasos a seguir pueden ser los siguientes:

• Fija objetivos concretos para tu caso. Todas las e-commerces quieren cubrir de forma solvente su demanda, pero puede que tu sector tenga necesidades especiales que debas considerar a la hora de establecer objetivos.
• Analiza la situación inicial. Para cualquier tarea relacionada con el stock debes controlar de qué situación partes, de manera que detectes los errores y puedas corregirlos.
• Utiliza un software para control de stock. La tecnología debe ir de la mano del control de stock para facilitar el trabajo y optimizar los recursos. Con un software de control de stock podrás automatizar tareas como:
  • Registrar las entradas y salidas de productos.
  • Consultar las unidades existentes.
  • Realizar pedidos automáticamente cuando se esté terminando un producto para mantener unos mínimos.
  • Localizar errores en el stock.
• Etiqueta cada artículo. Las etiquetas son fundamentales para controlar tus artículos y saber en todo momento todo lo que necesites.
• Haz inventarios periódicos. No basta con tener un software tendrás que controlar el stock periódicamente para no comenter fallos.
• Anticípate a la demanda. Es importante que estudies las ventas de tu e-commerce para saber cuándo hay más demanda y estás preparado para evitar roturas de stock.
• Manten un stock de seguridad. De esa forma podrá seguir dando servicio en caso de supuestos inesperados.

¿Qué problemas se pueden dar cuando no haces un control de stock?

No llevar un control de stock adecuado puede producir diversos problemas en tu e-commerce como los siguientes:

• Saturación del almacén. Si no controlas tu almacén puede que acumules muchas unidades de un mismo producto o pieza, de forma que estarás ocupando un espacio que podría servir para otro material. 
• Falta de disponibilidad o rotura de stock. Se produce cuando hay una demanda alta de un producto y no se encuentra en stock. 
• Pérdida de tiempo, porque se utiliza para buscar materiales o productos que no localizas. 
• Mala atención al cliente. Si tu e-commerce no puede entregar el producto que ha comprado a un determinado cliente, tu reputación se verá afectada porque estarás dando un mal servicio.

El  dropshipping como una alternativa al stock

La solución al control de stock no solo pasa por tomar todas las medidas que hemos visto, sino también por ver más allá y utilizar métodos alternativos al almacén. Estamos hablando del dropshipping.

Básicamente, el dropshipping consiste en la venta a través de internet sin tener los productos en stock, sino que mediante acuerdos con mayoristas o fabricantes serán estos quienes entreguen el producto al cliente.

De esta forma, tanto tu e-commerce como el mayorista o el fabricante se benefician. Tú porque ahorrarás todos los costes del almacén y evitas todos los problemas que conlleva, y el mayorista o fabricante porque recibirá una comisión sobre el precio del servicio y podrá vender más sin tener una tienda online.

Básicamente, el sistema funciona de la siguiente manera:

• El cliente compra el producto en tu e-commerce.
• Tanto tú como el mayorista o el fabricante, recibís una notificación sobre la compra.
• El mayorista o fabricante envía el producto directamente al cliente.
• Tú le pagas al mayorista o fabricante un porcentaje sobre el precio previamente pactado.

Tal y como has visto es una forma sencilla de evitar los inconvenientes de tener un almacén pero debes pensar que estarías dependiendo de un tercero para dar un buen servicio al cliente, con todos los problemas que ese aspecto puede dar.

En cualquier caso, si tu decisión es tener un almacén, es fundamenta el control para que tu e-commerce de una buena imagen, tenga una excelente reputación y tus clientes te recomienden y vuelvan a comprar.

Alejandro Betancourt